Nieuws

Wenselijkheid

Het begint vaak met de vraag of het een bestuurlijk wenselijke activiteit is. Al snel volgt de zoektocht naar de ideale locatie; economisch en promotioneel vaak in een centrum. Dit alles gebeurt omdat de meerderheid van de gemeenschap en de directe omgeving er plezier aan beleeft.

Complexiteit

We hebben eerst te maken met het noodzakelijke tijdelijke, incidentele karakter van de activiteit, en met aspecten als de locatie, de leefomgeving, natuurwaarden en fauna. Daarmee samenhangend speelt het omgevingsplan een rol, evenals de vraag: is een vergunning nodig of niet? Daarnaast hebben we te maken met de vereiste periode van twaalf aaneengesloten dagen volgens artikel 35 van de Alcoholwet en met regels rondom een ‘bouwwerk’, zoals de kritische termijn van 31 dagen. Bij veel gemeenten staan duurzaamheid en inclusiviteit hoog op de prioriteitenlijst; deze worden meegenomen bij de beoordeling van het initiatief. Een laatste grote pijler wordt gevormd door de geluidsnormen.

Al snel belanden we in een discussie en moeten we uitgaan van de inmiddels bekende ‘evenwichtige toedeling van functies aan locaties’ als basis voor de beoordeling van de bestemming. Dit vormt het uitgangspunt voor de bescherming van de leefomgeving. Tegelijkertijd spelen ook de regels uit de APV en de definitie van een evenement een rol. Gemeenten hanteren hierbij doorgaans als uitgangspunt: ‘een evenement is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. De APV ziet in dit verband toe op de openbare orde en veiligheid, en juist dat onderdeel is vaak aanleiding voor discussie: de indieningsvereisten — wat vragen we vooraf op bij de organisatie?

Daarbij komen vervolgens ook vragen aan bod als: hoe ervaren en kundig is de organisator? Komt deze uit de gemeenschap? En wat is het noodzakelijke financiële plaatje? Welke disciplines moeten worden betrokken bij de toetsing van de aanvraag? Wie fungeert als aanspreekpunt? Dit alles vormt voor gemeenten regelmatig aanleiding om een extra functie in te vullen. We kennen onder andere de regisseur, casemanager, accountmanager en evenementencoördinator. Vaak wordt het initiatief als project beschouwd, maar is het niet als zodanig binnen de organisatie belegd. De tool ‘Terms of Reference’ kan inzichtelijk maken wat daarvoor nodig is. Soms past een activiteit als een schaatsbaan binnen de bestaande organisatie. Vaak is dat zo bij grotere gemeenten die ingericht zijn op  veel, grote en/of specifieke evenementen.

Afbreukrisico, klachten en bezwaren

Het is een initiatief dat door velen positief wordt omarmd. Ook de signalen vanuit het bestuur zijn meestal positief, met een ‘ja, mits’-houding. Toch maakt de impact, in combinatie met de hoeveelheid wet- en regelgeving, jurisprudentie en de verschillende belangen die spelen, het tot een pittige opgave om de vergunning(en) en ontheffing(en) goed en tijdig te verlenen. De locatie, de duur van de activiteiten, de openingstijden, het geluid en andere belangrijke te toetsen elementen vormen, naast het aantal dagen,  voor veel belanghebbenden redenen om tijdig te worden geïnformeerd, inspraak te krijgen en, waar nodig, juridisch op te komen voor hun belang. BHBW wordt in dergelijke trajecten vaak gevraagd om mee te helpen bij het organiseren van het gewenste lokale maatwerk en om de belangen van alle betrokkenen daarin zorgvuldig mee te wegen.

Conclusie

Tijdelijke schaatsbanen vragen om een tijdige voorbereiding en een goede afstemming tussen alle betrokken partijen. Daarbij is het van belang dat ieders rol en taak helder is, of het initiatief nu wordt opgepakt binnen de staande organisatie, via bestaande ketensamenwerking of, zeker bij een eerste editie, met een projectmatige aanpak.

De organisator richt zich op plezier, uitstraling, economische impuls en het voorzieningenniveau voor de gemeenschap, maar dient tegelijkertijd goed te beseffen wat er vooraf geregeld moet worden. Een zorgvuldige analyse van mogelijke locaties, het verdienmodel, relevante beleidskaders, regelgeving en juridische kaders is essentieel.

Daarnaast is inzicht in de impact op de omgeving, geluid, duurzaamheid en het milieu noodzakelijk om bezwaren en teleurstellingen te voorkomen. Ook vraagt het om bewustzijn van juridische en bestuurlijke grenzen, heldere communicatie met belanghebbenden en voldoende ruimte voor inspraak. Alleen door creativiteit te combineren met maatwerk, en door tijdig en zorgvuldig te handelen, ontstaat er ruimte voor tijdelijke initiatieven die breed gedragen worden en succesvol kunnen landen binnen de lokale context.