Gemeente Tilburg zocht een interim manager/coach die het transitieproces kon begeleiden bij de afdeling Dienstverlening.
Opdracht
De afdeling Dienstverlening vroeg ons om als interim manager/coach te ondersteunen bij het samenbrengen van het team evenementenvergunningverleners bij de afdeling Dienstverlening. Het team evenementenvergunningverlening ging van een economische afdeling naar een vergunningverlenende afdeling. Daarnaast was het de bedoeling om de processen ‘lean’ te maken en een juridische en kwalitatieve optimalisatieslag van de producten te maken. Met het doel om geleidelijk aan vergunningen kwalitatief te optimaliseren en de medewerkers daarin te coachen met als resultaat dat het team zelfstandig en in de gewenste bezetting de werkvoorraad kan afhandelen.
Aanpak
Voor de uitvoering van deze opdracht kozen wij een senior adviseur met zeer ruime ervaring in gemeenteland. Onze adviseur keek zowel naar de menselijke als de zakelijke oogpunten. Bij het beoordelen van de producten werd gekeken naar juridische aspecten, voorwaarden, leesbaarheid voor de klant, relaties met andere deelproducten en wetgevingsterreinen, maar zeker ook leefbaarheid en veiligheid. Vanwege het zeer dynamische terrein met evenzoveel belangen en facetten was het belangrijk dat onze adviseur ruime ervaring en kennis had, tact en uiteraard ook geduld.
Resultaat
De producten zijn allemaal gescreend en beoordeeld en als standaarden opgenomen in het Squit, het automatiseringssysteem waarmee Tilburg nu ook de aanvragen van evenementenvergunningen verwerkt. Daarnaast wordt gewerkt aan de optimalisatie van de website waarop informatie en de digitale vergunningsaanvragen en/of meldingen zijn opgenomen. Ook wordt gewerkt aan de vergunningsvoorwaarden en het goed beleggen van de kennis, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het team. Het vergunningentraject is lean, de mensen werken zelfstandig in de nieuwe context.
